今回は、Microsoftが提供するAIアシスタント「Copilot」を使って、Excel・Word・PowerPointといったOfficeツールで資料を生成してみました。
これまで手作業で行っていた複雑な作業も、Copilotを活用することで一気にスピードアップすることでしょう。
「ちょっとしたサポート」ではなく、「本格的なアシスタント」として活用できるのがCopilotの魅力です。
最近ではWindowsの「Copilot PC」も販売されており、MicrosoftもAIに力を入れていることがわかります。
Copilotを使う際の注意点
Copilotを利用するには事前に準備が必要なので、確認しておきましょう。
自動保存機能をONにすること
Excel、Word、PowerPointでCopilotを使うには、事前にいくつかの設定が必要です。
その中でも特に重要なのが「自動保存機能」を有効にすることです。
この自動保存機能は、アプリの画面左上にあるスイッチで簡単に確認できます。
もし「オフ」になっている場合は、「オン」に切り替えておきましょう。
料金
Copilot自体は無料でも利用できますが、買い切り版のExcelなどでは、呼び出す事ができません。
ExcelやWord、 PowerPointで利用するには、「Copilot Pro」3,200円のサブスクリプション契約が必要です。
EdgeでCopilotを利用する方法
まず初めに、Webサイトを開いているときにCopilotを呼び出してみましょう。
Webサイトの情報をまとめる
Copilotを呼び出すことで、現在開いているWebサイトの内容をAIが読み取り、わかりやすく要約してくれます。
長い記事や専門的な記事でも、重要な情報を短時間で把握することができるので、情報収集も時短で可能です。
情報収集や競合調査などに活用できます。
例えば当チャンネルのTOPページにアクセスし、画面右上のCopilotマークを選択すると、チャット画面が開かれます。
そこで「要約してください」と言った指示を出すと、Copilotが現在アクセスしているサイトの情報をまとめてくれます。
ExcelでCopilotを使う方法
これから資料作成をCopilotに任せる方法を紹介していきます。
Excelを利用する場合、表を使う事が多いと思うので、表を全て選択して、テーブルの設定を行いましょう。
テーブルの設定は画面上の挿入タブを選択し、テーブルにしたいセルを選択して、画面上にある「テーブル」を選択します。
セルの条件を変更
テーブル設定した表をマウスで選択し、右クリックをすると、Copilotの項目が表示されます。
その中に色々項目がありますが、「条件付き書式の提案」を選択すると、入力内容に応じて文字の色を変えてくれたり、セルの色を変えてくれます。
チャット画面が開かれると思いますが、いくつか候補を提案してくれます。
その提案を選択するのもいいですが、自分でも選択できます。
数式列の追加
Copilotのメニューを開き「数式列の提案」を選択すると、今テーブルに不足しているセルを追加してくれます。
例えば、売上テーブルに売上と原価のセルしかない場合、利益率のセルを提案してくれます。
そのまま追加するだけで数式が追加されるので、数式を組む時間が不要になります。
テーブル情報をPythonを使って分析
分析って、表を作ったり数式を組んだりと、意外と時間がかかってしまいますよね。
ですが、Copilotがあれば、そんな手間のかかる作業もあっという間に完了します。
使い方もとても簡単です。
先ほどと同じように、対象のセル上で右クリックし、表示されるメニューからCopilotを呼び出しましょう。
そこで「Pythonを使用して詳細な分析結果を取得」を選択すると再びチャット画面が開きます。
「高度な分析の開始」を選択すると、新しいシートを作り、データを分析してくれます。
分析内容を指定することで、指定通り分析してくれるので、チャット形式でお願いしてみましょう。
WordでCopilotを使う方法
WordでCopilotを呼び出すと、AIが文章の作成を手伝ってくれたり、既存の内容を要約してくれるなど、非常に便利な機能が利用できます。
資料作成や議事録の整理、文章のリライトなど、さまざまな場面で作業時間を大幅に短縮できます。
Copilotで下書きを生成
Wordを開くと、資料の左側に青色のCopilotマークが表示されるので、そこを選択して呼び出します。
画面右上のCopilotマークでも問題ありません。
するとCopilotが表示されるので、例えば「横浜市の観光プロジェクトについて文章を生成してください」とお願いすると、文章を生成してくれます。
PowerPointでスライド化する場合、画面右上の「共有」ボタンから、リンクを発行してコピーしておきましょう。
Copilotで要約
共有されたWordがどのような内容なのか、Copilotが要約をしてくれます。
同じくCopilotを呼び出して、「このドキュメントの要約」と指示をすると、一瞬で要約してくれます。
PowerPointでCopilotを使う方法
PowerPointでCopilotを活用すれば、プレゼンテーション資料の作成がとても簡単になります。
最初からスライドを作成したい場合は、あらかじめ内容をまとめたWordファイルを用意し、その共有リンクをCopilotに渡すだけでOKです。
あとはAIがその情報をもとに、スライドを自動で生成してくれます。
Wordを準備していない方は上の章の「Word」を確認してください。
WordからPowerPoint資料を作成
資料作成する際、まず初めに新しいPowerPointを開きます。
画面右上のCopilotマークを選択して、呼び出し、WordのURLを貼り付け「ファイルからプレゼンテーションを作成 URL」と言った指示を出すと、Copilotが資料を生成してくれます。
先ほどWordで生成した文章を元に、資料を作ってもらいましたが、画像を含め生成してくれました。
PowerPointだけで資料を作成
Wordファイルがない場合、PowerPointだけで資料を生成してみましょう。
画面中央にCopilotマークが表示されるので、そこをクリックしてから「以下についてのプレゼンテーションを作成する」を選んでください。
AIに指示する入力ボックスが表示されるので、ここでどんな資料を生成したいのか、具体的に伝えてあげましょう。
送信ボタンを選択するとCopilotがプレゼン資料の生成を開始し、画像を含めたものが完了します。
修正したい資料を選択すると、今まで通り修正も可能です。
あとからスライドを追加することもできるため、「はじめにスライドを追加」のようにCopilotにお願いすると資料を作成してくれます。
CopilotでExcelファイルを生成する方法（現在なし）
実際に「表でまとめてください」とお願いすると、表で表示され、右上にエクセルのマークが表示されます。
これをクリックするとオンライン上のエクセルが表示され、OneDriveのドキュメントフォルダに保存されます。
企業の調査
はじめにネット上に記載されている情報を、エクセルファイルにまとめるお願いをしてみました。
実際に「AIを開発している企業の「社名」「国」「AIの名前」「株価コード」を表にまとめてください。10社ほどお願いします。」とお願いしてみました。
想定したものは、OpneAIのChatGPTとかでしたが、指示する内容が不足していたので、そこが問題だと思います。
とはいえかなり便利だと思います。
例えば購入したい株を調べる時などに活用できるかもしれません。
競合調査
では次に競合調査にも利用でき、検索順位の上位5位のサイトを取得するようにお願いしました。
「「AI 使い方」とBing検索した時に表示される上位5件の「タイトル」「ドメイン」を表にまとめることはできますか？」
できればGoogle検索が良かったのですが、Microsoftが開発しているのでBingのみに絞られてしまいます。
実際に上位5位のサイト情報を取得してまとめることに成功しました。
記事の中身を調査
ではサイトの中身を確認することができるのか確認してみました。これはSEO記事を執筆している人にとっては嬉しい機能かもしれません、結果は。。。
「「AI 使い方」とBing検索した時に1位に表示されたページの、見出しを表にまとめることはできますか？」
実際に画像に表示されている通りにまとめ、エクセルファイルとしてダウンロードもできたので、時短につながるでしょう。
流石にこれは難しかったかもしれません。
売り上げの画像ファイルをまとめる
実際に社内のフォーマットに沿って作られた書類をもとに、データをまとめることが多いと思います。
今回は簡単な表ではありますが、スクリーンショットを提供して、そのデータをまとめられるか検証してみました。
「画像のデータを表にまとめてください。」
Copilotの使い方をマスターして資料を一瞬で完成させよう
データ入力と修正は、業務効率化の大きな障壁となりがちですが、CopilotのようなAIアシスタントを活用することで、この面倒な仕事を大幅に簡素化できます。
最近はCopilotがパソコンに標準搭載され、AIを処理するための「Copilot PC」も販売されるようになりました。
Copilotは、データの入力から分析、そしてレポートの生成まで、一連の作業を自動で行うことが可能です。
これにより、時間のかかるデータ処理作業から解放され、より創造的かつ戦略的な業務に専念できるようになります。
ビジネスにおける意思決定のスピードは格段に上がり、エクセルを使った家計簿管理ももはやストレスの源ではなくなるでしょう。
Copilotにデータ処理を任せて、質の高い業務へと注力しましょう。
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